Cada puesto de trabajo, independientemente de su tipo, debe organizarse de la forma más óptima y ergonómica para el empleado. Además, debe cumplir con todos los requisitos de salud y seguridad. En cualquier trabajo de oficina, el lugar básico de trabajo es el escritorio del empleado. ¿Cómo debe ser la organización en un escritorio de trabajo? ¿Cuáles son las obligaciones del empleador a este respecto?
¿Por qué es importante la organización del escritorio en el trabajo?
La organización adecuada del lugar de trabajo debe ser un tema importante para todos los empleados. Ordenar en el escritorio y minimizar las cosas innecesarias tiene un efecto positivo en una mejor concentración en las tareas y te permite ahorrar mucho tiempo.
Además, también afectan a cómo somos percibidos por otras personas: clientes, compañeros o el jefe. El caos y el desorden indican que la persona que ocupa ese escritorio es desorganizada e imprecisa y, por lo tanto, posiblemente no confiable. Tal empleado no inspira confianza.
Por otro lado, la limpieza y el orden en tu propio lugar de trabajo son buenas características de una persona, destacando su profesionalidad y precisión.
Buenas prácticas en la organización del lugar de trabajo
La regla clave al organizar un lugar de trabajo es: cuanto menos, mejor. Menos cosas, que son lógicas, distraen menos nuestra concentración. Es mucho más fácil concentrarse en la tarea que tenemos entre manos si las cosas que tenemos a la vista no absorben nuestra atención en exceso.
Elimina lo innecesario
Elimina lo innecesario
La organización de un escritorio en el trabajo debe comenzar con la eliminación de todas las cosas innecesarias. Documentos redundantes, notas viejas, tres macetas, algunos marcos de fotos con seres queridos, dos cargadores o tazas de café sucias del día anterior: estas cosas deben desecharse primero.
También debes eliminar las notas adhesivas que se colocan en el monitor y, en general, en todos los lugares donde las colocas. Tal sistema rara vez funciona y solo crea un caos innecesario. Lee cada nota mientras las vas botando, y si es algo importante, transfiere la información al calendario o cuaderno con el que trabajas a diario.
Es posible que la mayoría de estas tareas hayan caducado o se hayan completado hace mucho tiempo. Recuerda también los bolígrafos, verifica si todos escriben, y desecha los innecesarios.
- Clasificar
Clasificar
En el siguiente paso, debemos pasar a organizar y segregar las cosas que necesitamos durante nuestro trabajo diario. Si trabajamos con una gran cantidad de documentos, vale la pena utilizar carpetas, organizadores, cajas de arena u otros compartimentos que nos permitan ordenarlo todo de forma lógica.
Gracias a esto, ahorraremos mucho tiempo buscando entre una pila de papeles para encontrar un documento determinado.
- Organizar
Organizar
Cada cosa en nuestro escritorio debe tener su lugar. Un portalápiz, un lugar para documentos, un lugar para teléfono y un calendario si nos gusta tener notas escritas.
Si además necesitamos otros elementos en el día a día, como una calculadora, una grapadora, sellos, auriculares, entonces los cajones son la mejor solución, si el escritorio los tiene. De esta manera, todo está al alcance de la mano, pero las cosas están ocultas y no crean desorden.
Organización y orden del escritorio de la computadora
El trabajo de oficina se realiza principalmente en computadoras. Por lo tanto, también vale la pena mantener el orden en los documentos del escritorio. En primer lugar, las carpetas y los documentos viejos e innecesarios deben desecharse o archivarse.
También vale la pena tener tu propio sistema de catalogación, gracias al cual no habrá una gran cantidad de documentos en el escritorio, y encontrar el archivo específico que necesitas será muy fácil.
Los mayores pecados de los empleados en la organización de su lugar de trabajo
El error más común de los empleados a la hora de organizar su lugar de trabajo es la creencia de que lo necesitamos todo, o incluso lo indispensable. Cada documento se deja de lado sin reflexionar sobre el montón de anteriores y creamos una página difícil de manejar. La organización es una de las aptitudes más valoradas por las empresas.
Además, pocas personas limpian regularmente su lugar de trabajo, lo que además acumula artículos innecesarios. Una trampa en la que cae mucha gente es, paradójicamente, el exceso de artilugios para organizar un escritorio. Varios tipos de accesorios provocan la situación opuesta: ocupan mucho espacio y «atraen» aún más cosas innecesarias.
Normas de seguridad y salud al organizar un escritorio
Si alguien se pregunta si la organización de un escritorio en el trabajo está regulada, la respuesta es sí. De acuerdo con el Código Laboral, el empleador es el principal responsable de garantizar que el lugar de trabajo y todos los dispositivos y máquinas cumplan con todos los requisitos de salud y seguridad.
En la práctica, esto significa que el equipo de cómputo debe ser funcional, no puede estar defectuoso o representar una amenaza para el empleado.
Pero, ¿Qué significa esto exactamente?
- El lugar de trabajo debe estar organizado de tal manera que no constituya un esfuerzo excesivo para el sistema musculoesquelético del trabajador y su vista.
- El monitor de la computadora debe poder inclinarse hacia adelante o hacia atrás y hacia los lados y debe colocarse en relación con la fuente de luz de modo que no haya deslumbramiento ni reflejo de la luz
- El teclado debe ser una pieza separada del equipo y debe colocarse al menos a 10 cm del borde del escritorio
- La parte superior del escritorio debe ser brillante y mate
- La distancia entre el trabajador y el monitor debe ser de 40 cm a 75 cm
- Por cada empleado debe haber 2m2 de superficie libre y 13 m2 de volumen de habitación, sin restricciones de mobiliario, equipo, etc.
- Todo el equipo necesario para trabajar en la computadora debe estar al alcance del empleado, para que no lo obliguen a cambiar de puesto.
El lugar de trabajo debe estar organizado de tal manera que no constituya un esfuerzo excesivo para el sistema musculoesquelético del trabajador y su vista.Política de escritorio y pantalla limpios
Vale la pena saber que muchas empresas utilizan los llamados una política de escritorio y pantalla limpios, la cual a menudo forma parte del sistema de protección de datos personales.
La política de escritorio y pantalla limpios es uno de los buenos hábitos que aumentan la seguridad de los datos utilizados en el lugar de trabajo y repercute directamente en la organización de la mesa de trabajo. Sus principios más importantes son:
- Obligación de ocultar todos los documentos utilizados antes de salir de la oficina
- No dejar soportes de datos y llaves del armario sobre el escritorio
- Destrucción de documentos que ya no se necesitan lo antes posible
- Activar el protector de pantalla antes de abandonar el escritorio. Luego, para volver a usar la computadora, solo debes poder ingresar la contraseña de acceso.
La política de escritorio y pantalla limpios obliga a los empleados a mantener ordenados sus lugares de trabajo. En las empresas que han implementado esta estrategia, todos se preocupan por la organización del escritorio en el trabajo.
La organización del escritorio de un empleado, aunque pueda parecer trivial, resulta que no lo es. Vale la pena tomarse el tiempo para organizar bien el espacio en el que trabajamos. Gracias a ello, nuestra eficiencia aumentará y sentiremos una buena organización de las tareas y del tiempo
